เริ่มต้น ERPNext สำหรับโรงงานยา: Warehouse, Batch และ Item Master

ในสองบทความก่อนหน้า เราพูดถึงว่าทำไมโรงงานยาต้องการระบบ ERP และทำไม ERPNext น่าสนใจ บทความนี้จะลงมือจริง — setup ERPNext ให้พร้อมสำหรับโรงงานยาสามัญตั้งแต่วันแรก

เนื้อหานี้มาจากประสบการณ์จริงในการสำรวจ ERPNext สำหรับใช้งานใน generic pharma ไทย ตัวเลขและชื่อที่ใช้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อการศึกษา

ก่อนเริ่ม: สร้าง Demo Company

เปิด ERPNext → ไปที่ Setup → Company → New

กรอกข้อมูลดังนี้:

Field	ค่าตัวอย่าง	หมายเหตุ
Company Name	Generic Pharma Demo Co., Ltd.	ชื่อสมมติ
Abbreviation	GPD	ใช้เป็น prefix
Default Currency	THB	บาทไทย
Country	Thailand	ดึง tax template อัตโนมัติ
Industry	Pharmaceutical

เมื่อ Save ระบบจะ generate Chart of Accounts อัตโนมัติตามมาตรฐานของประเทศที่เลือก

Warehouse: จาก "โกดัง" สู่ GMP Zone

ใน GMP แต่ละพื้นที่จัดเก็บมี status และ condition ที่แตกต่างกัน วัตถุดิบที่รับเข้าใหม่ต้อง "hold" ก่อนจนกว่า QC จะ approve ERPNext จัดการเรื่องนี้ผ่าน Warehouse ที่แยกออกจากกัน

ไปที่ Stock → Warehouse → New สร้าง 6 warehouse นี้:

Warehouse	บทบาทใน GMP
Raw Material Store	วัตถุดิบ approved รอใช้งาน
Quarantine Store	วัตถุดิบรับใหม่ รอ QC ตรวจ
Work in Progress	ระหว่างกระบวนการผลิต
Finished Goods Store	FG รอ QC release
Released Store	QC passed พร้อมส่งมอบ
Rejected Store	batch/lot ที่ไม่ผ่าน

ทำไมต้องแยก Quarantine? ใน GMP จริง วัตถุดิบที่ยังไม่ผ่าน QC ต้องไม่ปะปนกับของที่ผ่านแล้ว ERPNext ใช้ warehouse transfer แทน status field ดังนั้น Quarantine → Raw Material = QC approved นั่นเอง

Item Master: หัวใจของ Inventory

ใน ERPNext ทุกสิ่งที่ซื้อ ขาย หรือผลิต คือ Item — ทั้ง API, excipient, packaging material และ finished product

สร้าง Item Group ก่อน

ไปที่ Stock → Item Group → New สร้าง:

• API
• Excipient
• Packaging Material
• Finished Product

ตัวอย่าง: สร้าง Item สำหรับ API

ไปที่ Stock → Item → New

Atorvastatin Calcium (API):

Field	ค่า
Item Code	API-ATO-001
Item Name	Atorvastatin Calcium
Item Group	API
UOM	kg
Has Batch No	✓ (สำคัญมาก)
Has Expiry Date	✓
Is Purchase Item	✓
Default Warehouse	Raw Material Store

สำคัญ: ต้องเปิด "Has Batch No" ตั้งแต่แรก เพราะหลังจากมี transaction แล้วจะแก้ไขไม่ได้

ตัวอย่าง: สร้าง Item สำหรับ Finished Product

Atorvastatin Tablet 20mg (FG):

Field	ค่า
Item Code	FG-ATO-020
Item Name	Atorvastatin Tablet 20mg
Item Group	Finished Product
UOM	tablet
Has Batch No	✓
Has Expiry Date	✓
Is Manufactured Item	✓
Is Sales Item	✓
Default Warehouse	Finished Goods Store

Naming Convention ที่แนะนำ

การตั้ง Item Code แบบมีระบบช่วยให้ค้นหาและ filter รายงานได้ง่าย:

“ API-[3-letter-abbreviation]-[sequence] EXC-[abbreviation]-[sequence] PKG-[type]-[product]-[sequence] FG-[abbreviation]-[strength] “

ตัวอย่าง:

• API-ATO-001 = Atorvastatin API
• EXC-MCC102-001 = MCC PH102
• PKG-BLISTER-ATO20 = Blister film สำหรับ ATO 20mg
• FG-ATO-020 = Atorvastatin 20mg tablet

สิ่งที่ ERPNext ยังขาดสำหรับ Pharma

หลังจาก setup เบื้องต้น จะพบว่า ERPNext ยังไม่มี field เหล่านี้ใน Item master:

• Pharmacopoeial grade (USP, BP, Ph.Eur.)
• Retest date (นอกจาก expiry date)
• Approved supplier list
• Certificate of Analysis link per batch

สิ่งเหล่านี้ต้องสร้างเป็น Custom Field ใน Frappe — ซึ่งทำได้โดยไม่ต้อง code ถ้าใช้ Customize Form ใน ERPNext

บันทึก Observation ระหว่างทดลอง

การ setup ครั้งแรกนี้ไม่ใช่แค่การตั้งค่า — มันคือกระบวนการ เรียนรู้ว่าระบบคิดอย่างไร แนะนำให้บันทึกทุกจุดที่รู้สึกว่า:

• "ระบบบังคับให้ทำขั้นตอนแบบนี้ — ตรงหรือไม่ตรงกับ SOP จริง?"
• "Field นี้ไม่มี — ต้อง custom?"
• "Report ที่ออกมา auditor จะยอมรับได้ไหม?"

observation เหล่านี้จะกลายเป็น Gap Analysis ที่มีคุณค่าสูงในขั้นตอนถัดไป

สรุป

การ setup ERPNext สำหรับโรงงานยาในสัปดาห์แรก ครอบคลุม:

1. Company — foundation ของทุกอย่างใน ERPNext
2. Warehouse — จำลอง GMP zone ด้วย Warehouse logic
3. Item Master — สร้าง API, excipient, packaging, FG ด้วย batch tracking เปิดอยู่

ขั้นตอนถัดไป: ทดสอบ Inventory transaction — รับ API เข้า batch → QC → transfer ไป Released — และดูว่า traceability รายงานให้ข้อมูลได้แค่ไหน